Backup-Kosten entstehen an vielen Stellen im Rechenzentrum bzw. im Unternehmen. Kleinere IT-Umgebungen mögen sich schnell überschauen lassen, die Kosten müssen hier aber nicht zwangsläufig ebenso schnell zu überblicken sein. Wer seine Datensicherung in punkto Finanzierung wirklich im Blick haben will, der muss viele Faktoren berücksichtigen, um nicht eine Milchmädchenrechnung aufzumachen. Das beginnt zunächst beim Blick auf die Datensicherungsstrategie, die aufzeigt, welche Komponenten das Backup umfasst. Darüber hinaus muss die IT-Umgebung einbezogen werden, die ebenso kostenbestimmend ist.

Anzeige

Hardware-Kosten als Basis

Natürlich beginnen die Backup-Kosten bei der Hardware. Ums Blech kommt der IT-Verantwortliche trotz aller Software-getriebenen Dinge nicht herum. Dass diese an die Anforderungen angepasst und skalierbar sein sollten, ist heute ein Quasi-Standard. Für die Kostenrechnung muss der IT-Manager betrachten, ob er einen oder mehrere Standorte sichern muss. Dem entsprechend muss ein großzügig skalierbares Speichersystem am zentralen Standort stehen und durch kleinere Systeme in Außenstellen ergänzt werden. Diese können dabei ruhig mit dem Minimum an Speicherkapazität ausgestattet sein, da der Datenbestand stets dedupliziert an die Zentrale transferiert werden sollte.

Mit den heutigen 4-TByte-Festplatten, zusätzlichen SSD-Medien und SSD-PCIe-Karten als Acceleratoren lassen sich in den Rechenzentren hohe Speicherdichte und gute Performance-Werte selbst in vormals kleineren Systemen erreichen. Trotzdem sollte der IT-Manager nicht am zentralen Speichersystem sparen, denn dieser Sparschuss kann nach hinten losgehen, wenn Datenmengen oder Performance-Ansprüche wachsen. Demzufolge kann ein Backup schon im Vorfeld über die Erstinvestition hinaus kalkuliert werden. Oft lassen sich Systeme intern durch das Auswechseln der Festplatten erweitern, beispielsweise durch den Umstieg von 2-TByte-Disks auf 4-TByte-Medien.

Für mögliche Leistungssteigerungen zeigt sich die Investition in Systeme sinnvoll, die einen Mischbetrieb von Speichermedien zulassen, zum Beispiel von Flash und SATA. Zwar muss der IT-Manager dann auch eine Speicher-Tiering-Funktion berücksichtigen, aber dies ist auch ein überschaubarer Kostenfaktor, wenn er von vornherein mit eingeplant wird. Auch der Einsatz von Flash-PCIe-Karten lohnt sich, um die Leistung eines Rechners durch einfaches Einstecken der Cards zu realisieren. Dazu muss das Array natürlich über freie Steckplätze verfügen.

Darüber hinaus sollte der EDV-Verantwortliche darauf achten, wie skalierbar das erworbene Array ist. Kleinere Systeme lassen oft nur den Zusammenschluss weniger Einheiten zu, meist zwei bis vier. Im mittelständischen Umfeld ist es deshalb sinnvoll, Modellreihen zu installieren, die eine höhere Skalierung zulassen. Das hat zudem den Vorteil, dass Administrations- und Integrationskosten flach verlaufen, da kein neues Wissen oder neue Konfiguration umständlich erlernt werden müssen. Dies gilt auch für die Replikation an andere Standorte. Installiert man hier unterschiedliche Systeme, so wird der Administrationsaufwand weitaus größer sein und somit mehr Kosten erzeugen als beim Einsatz identischer Hardware.

Weiterer Kostentreiber bei der Hardware ist die Systemsicherheit. Je nachdem, wie ausfallsicher oder –tolerant die Lösung sein muss – das variiert von 99 bis zu 99,999 Prozent - gestaltet sich der Preis für die Hardware. Redundante Komponenten, unterbrechungssichere Stromversorgungen, Raumsicherheit (gegen Überflutung oder Brand sowie ein weiteres System oder gar RZ zum Schwenk nach einem Problem) sind dabei durchzukalkulieren.

Die Auslagerung von Medien ist zudem ein weiterer Kostenfaktor bei der Hardware. Entscheidet sich der Anwender dazu, sein Backup zusätzlich auf Bänder, optische Medien oder Wechselmedien abzulegen, so muss er auch Lagerplatz und Lagerkosten sowie Anlieferung für diese mit einbeziehen. Hardware-Kosten sind wohl die vordergründigsten und am einfachsten zu kalkulierende Größen beim Backup. Hier endet die Kostenkalkulation allerdings nicht.

Die Software macht den Unterschied

Die reinen Systeme geraten was die Funktionalität angeht, mehr und mehr in den Hintergrund. Viele Arrays umfassen zwar Backup-Funktionen, allerdings sind diese meist nur eine Basis für die Ausweitung der Datensicherung. Es sei denn der Anbieter vertreibt ein Bundle aus Hardware und dedizierter Backup-Software, wie es oft im Einstiegsbereich der Fall ist. Zum Standard gehören im unteren Segment meist RAID-Schutz, automatisch gesteuerte Sicherungen, Zugriffsmanagement und die Replikation an andere Standorte. Wer für seine Umgebung weitere Funktionalitäten nutzen möchte, der muss sich Software oder Lizenzprogramm der Hersteller genauer ansehen.

Dedizierte Software, die unabhängig von der Hardware operiert, ist hier der neueste Trend und ein Grund dafür, dass die Preisentwicklung für die Arrays selbst eher flach ist. Der IT-Administrator kann nicht nur aus einem Pool zahlreicher Software-Anbieter wählen, er kann zudem genau bestimmen, welche Funktionen er benötigt und bezahlen will. War früher hohe Funktionsfähigkeit ein Kostentreiber, so kann der Anwender mittlerweile vieles im Paket erhalten oder auch per Lizenzschlüssel bei Bedarf hinzu schalten. Das hält die Kosten überschaubar.

Je nach Datenaufkommen und IT-Infrastruktur, beispielsweise virtualisierte Umgebungen, kann sich der IT-Manager für Features wie Deduplikation, Kompression, asynchrone/synchrone Replikation, Anschluss an VTL oder Tape, Storage-Tiering oder Verschlüsselung und Zugriffsbestimmungen entscheiden. Zudem kann er auch für Funktionen eine Art Skalierungspfad wählen, indem er eine Basislizenz für Software-Funktionen erwirbt und diese mittels eines bestimmten Lizenzschlüssels und zusätzlichen Kosten freischaltet. Wer Storage-Tiering einsetzt, mag zunächst mehr Geld für die Funktion berappen, profitiert dann aber von der optimalen Nutzung seiner Ressourcen.

Wichtig für den Kostenpunkt »Funktionen« ist in erster Linie ein solider Überblick über die Anforderungen der Datensicherung:

• Welche Daten werden in welcher Zeit gesichert?
• Verlangt eine virtuelle Umgebung höhere Performance?
• Wie viele Daten verlangen eine Replik an einen anderen Standort?
• Wer darf auf welche Daten zugreifen und wo lagern die Informationen schlussendlich?

Administratoren, die wissen, was ihr Backup benötigt und was nicht, kennen somit auch ihre Software-Ansprüche. Letztendlich kann sich der EDV-Manager auch für Tools entscheiden, die auf mehreren Plattformen laufen. Darüber hinaus lässt sich somit entscheiden, eine völlig unabhängige Lösung einzusetzen oder ein Bundle aus Soft- und Hardware zu erwerben. So kann er selbst in einer heterogenen Umgebung für eine kostensparende Administration sorgen.

Virtualisierung muss kein Kostentreiber sein

Desktop- und Server-Virtualisierung bestimmen mittlerweile das Rechenzentrum. Dabei ändern sich aber die Backup-Anforderungen, denn dort, wo bislang nur ein Server zu sichern war, müssen nun oft mehrere virtuelle Maschinen gesichert werden. Das kann zum Engpass beim Backup-Fenster und in der Performance führen. Allerdings muss der Administrator nicht zwangsläufig gleich seine Backup-Umgebung unendlich potenzieren. Vielmehr gilt auch hier abzuwägen, was mit Bordmitteln noch möglich ist und wo echter Erweiterungsbedarf entsteht. Viele Backup-Systeme bzw. die entsprechende Software sind durchaus in der Lage, virtuelle Maschinen zu erkennen und zu sichern. Die eigentlichen Beschränkungen liegen oft in der Hardware. Häufig fehlen Speicherkapazitäten, Leitungen oder Netzwerkkarten für die Performance oder auch Funktionen wie Load-Balancing. Deswegen lohnt es sich, zunächst zu prüfen, was das vorhandene Backup leisten kann und wo Schwachstellen liegen. Einige Hersteller propagieren gern, dass virtualisierte Umgebungen sofort eine neue Datensicherung benötigen, aber klare Übersicht und entsprechende Planung können hier Mehrkosten vermeiden bzw. im Rahmen halten.

Strom und Platz

Nicht mehr zu vernachlässigen sind Kosten für Platz und Stromverbrauch der verwendeten Lösungen. Steigende Mieten und Strompreise haben das Bewusstsein für diese Kostenstelle geschärft. Der Platz, den ein Unternehmen für seine IT bzw. Backup-Lösung bereit stellt, muss effizient genutzt werden. Eine beträchtliche Speicherdichte ist hier beispielsweise wichtig, um hohe Kapazitäten auf geringem Platz unterzubringen. Dabei soll der Stromverbrauch und Emissionsausstoß natürlich nicht zu hoch sein. Der Strombedarf lässt sich zwar sicher dem Datenblatt entnehmen, wer aber ein Szenario testen kann, sollte dies auch in Hinblick auf seine Stromkosten tun. Hier gilt es zudem den Stromverbrauch für die Kühlung mit zu berücksichtigen. Nicht nur das Betreiben von Disk-Arrays kostet Strom, sondern eben auch die Klimaanlage, um das RZ auf Betriebstemperatur zu halten. Dabei hilft nicht nur der Einsatz von Technologien wie Flash, um Strom zu sparen, sondern durchaus auch die sinnvolle Nutzung von Abwärme, beispielsweise um andere Unternehmensbereiche zu heizen. Bei den Emissionen helfen Systemhäuser, eine Lösung einzusetzen, die auch von der Kommune oder Gemeinde unterstützt wird. Hamburg unterstützt beispielsweise Unternehmen dabei, strom- und emissionsarme Lösungen zu integrieren. In einigen Städten und Bundesländern werden Strategien zum Stromsparen und Emissionsabbau unterstützt bzw. gefördert. Informationen findet man dazu entweder bei Systemhäusern oder der Handelskammer.

An dieser Stelle zeigt sich, dass Datensicherung innerhalb einer Firma auch nicht mehr nur von einer Perspektive betrachtet werden darf. Vielmehr müssen Administratoren abteilungsübergreifend planen und handeln, um eine ausgewogene und nicht zu teure Backup-Lösung zu finden.

Administration ist steter Kostenpunkt

Ein wichtiger Kostenfaktor des Backups ist die Administration. Dabei geht es in erster Linie weniger um das Tool – das liegt per Software vor – als vielmehr um den Personal- und Zeitaufwand. Und auch hier kann der Administrator bereits bei der Wahl der Hard- und Software die Weichen so lenken, dass sich diese Aufwände auf ein Minimum beschränken. Dazu gehört entweder, eine Backup-Software einzusetzen, die auf jedem System läuft und viele Funktionen bietet oder eine Hardware-Plattform zu wählen, die höchst skalierbar und funktional umfassend ist. Auch Automatismen, regel-basierte Prozesse und Tiering-Funktionen helfen hier, die Verwaltung zu verschlanken. Je weniger Pizza-Boxen-Schieben und Turnschuh-Administration benötigt wird, desto effizienter ist der Backup-Nutzen.

Des Weiteren müssen in diesem Bereich zusätzlich geplante Ausfallzeiten und Upgrades kalkuliert werden. Notfälle gibt es überall und lassen sich in der Regel nicht vorausberechnen. Ist der Rest der Arbeitszeit- bzw. kraft aber planbar, fallen solch seltenen Ausnahmefälle nicht ins Gewicht; auch finanziell nicht.

Backup als Service einkaufen

Wer von vornherein Hardware- und Softwarekosten sowie die Administration nicht selbst übernehmen will, der kann auf zahlreiche Online-Plattformen für seine Datensicherung zurückgreifen. Hier gibt es für jeden Geldbeutel bzw. für nahezu jede IT-Infrastruktur ein Angebot. Allerdings sollten Firmen genau planen, was sie außer Haus sichern wollen bzw. rechtlich dürfen. Hier müssen IT-Abteilung und Compliance-Beauftragter Hand in Hand arbeiten, sonst kann es zu bösen Überraschungen kommen.

Der Vorteil von Online-Backups ist zweifelsohne, dass der Anwender ohne viel Eigenaufwand seine Backup-Kosten als monatlichen/jährlichen Fixkostenpunkt aufstellen kann. Der Preis gestaltet sich natürlich je nach Umfang (Kapazität), Intervallen und notwendigen Service-Level-Agreements, wie zum Beispiel Vereinbarungen für eine Wiederherstellung. Für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt sich ein solcher Service sicherlich, große Firmen sollten genau rechnen, ob eine Inhouse-Lösung wirklich so viel teurer wäre als ein Dienstleister.

Ausfallkosten bestimmen Recovery-Aufwände

Ein sträflich vernachlässigter Kostenfaktor, und sei es aus dem Grund, dass er selten auftritt: Aber auch ein Ausfall bzw. eine Wiederherstellung kostet. In den wenigsten Fällen handelt es sich hier um Investitionen für Equipment als vielmehr um Zeit und Personal. Um die Kosten hier gering zu halten, müssen die vorher getätigten Investitionen und Planungen stimmen. Viele Administratoren stellen die falsche Ausgangsfrage. Das Augenmerk sollte nicht darauf liegen, was eine sinnvolle Datensicherung kostet. Richtig wäre es, zu ermitteln, was es kostet, wenn sie nicht funktioniert bzw. ausfällt. Dazu muss der EDV-Verantwortliche wissen, welche Daten oder Anwendungen gar nicht, ein paar Stunden oder einen Tag (und mehr) nicht verfügbar sein dürfen, ohne dabei das Geschäft zu gefährden. Da bleibt häufig wenig Spielraum.

Weiß der IT-Manager aber, was essentiell und unverzichtbar ist, so kann er seine Backup-Lösung entsprechend gestalten. Allerdings muss er einen dedizierten Ausfallplan aufsetzen, so dass es im Katastrophenfall nicht zu Komplikationen und Mehrkosten kommt. In dieser Planung muss auch die Zeit und somit die Kosten für die Wiederherstellung ermittelt sein oder eben eventuelle Mehrkosten beim Online-Dienstleister im Falle eines Recovery-Bedarfs. Darüber hinaus erzeugen Anlieferung und Mounten von Bändern und Wechselmedien nicht nur mehr finanziellen Aufwand, sondern dauern auch länger – was sich letztlich wieder in Geld aufrechnen lässt.

Mit Pflichtenheft auf Kurs bleiben

Das Pflichtenheft hilft die Datensicherung effizient zu planen und umzusetzen, denn kaum ein Unternehmen kann sich den Luxus eines Storage-Managers oder gar Backup-Verantwortlichen leisten. In diesem wird zuvor der Ist-Bestand analysiert, ein eventuelles Wachstum über Zeitraum »X« einkalkuliert und dann die Umsetzung und Wartung berechnet. Ebenso lassen sich Ausfalltests und Upgrades verankern sowie regelmäßige Notfallübungen im Unternehmen. Denn es gibt nichts Schlimmeres als die eingeführte Backup-Lösung nicht intensiv zu testen. Hier muss es feste Abläufe geben, damit das Team weiß, wie es sich in einem solchen Fall zu verhalten hat.

Ein Pflichtenheft bindet aber auch Hersteller oder Dienstleister, sich an Vereinbartes zu halten und gibt einen Überblick über zuvor festgelegte Kosten. Eigentlich hängen die Kosten eines Backups nicht von den einzelnen Komponenten ab, sondern von einer handfesten Planung. Wer »on-the-fly« arbeitet, wird immer Überraschungen erfahren und nicht absehbare Ausgaben generieren. Bei vorausschauender Planung tauchen enorme Extrakosten nur noch in absolut seltenen und nicht kalkulierbaren Fällen auf; beispielsweise wenn ein grantiger Ex-Mitarbeiter Feuer legt.