*** Blog von Claudia Hesse, speicherguide.de ***

So erstellen Sie die perfekte Meeting-AgendaLetzte Woche konnten Sie darüber lesen, dass Meetings in einer Studie als Zeitverschwender Nummer eins im Büroalltag genannt wurden. Der One-Page-Meeting-Planer ist schon eine sehr gute Grundlage, wenn Sie Meetings planen (haben Sie noch nicht? Dann können Sie ihn hier herunterladen).

»Wir müssen mal reden«

Wenn der Rahmen stimmt, ist das schon die halbe Miete. Das Kernstück eines Meetings ist aber....tada...die Agenda.

Wann sind Sie das letzte Mal in ein Meeting gegangen, bei dem es eine, naja, fluffige Agenda gab? Oder gar keine? »Lass uns mal reden«. »Update-Meeting«, oder ähnliche wenig präzise Meetinggründe tauchen oft genug in einer Einladung auf.

Bei Ihnen nicht? Gratuliere. Dann bitte nicht weiterlesen – Sie haben sicher Besseres zu tun. ;)

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Die »perfekte« Agenda

Sollten Sie bereits Besitzer des One-Page-Planner sein, haben Sie fast alles im Griff in Sache Agenda. Nach Schritt 1 und 2 (von 6) haben Sie nämlich schon eine klasse Grundlage für diesselbe.

Allerdings gibt es nach wie vor ein paar Kardinalfehler, die sich gerne einschleichen. Mit diesen 5 Tipps stellen Sie sicher, dass Ihre Agenda den Punkt trifft:

1. Konkret nicht fluffig: Nicht »Marketingbudget planen«, sondern »Marketingbudget für SEO, Website und Direktmailings planen«
2. Was erwarten Sie von jedem der Agenda-Punkte? Informieren Sie, erwarten Sie eine Entscheidung oder Diskussion? Seien Sie klar. Nur so kann sich jeder Teilnehmer sinnvoll vorbereiten.
3. Der wichtigste Punkt gehört an den Beginn. Unsere Aufmerksamkeitsspanne ist kurz. Die meisten Meetings leider nicht. Also versuchen Sie das wichtigste Thema gleich an den Anfang zu stellen...
4. Positiv starten und enden. Den Ton setzen zu Beginn und am Ende mit gutem Gefühl auseinander gehen. Das ist nicht zu unterschätzen.
5. Wann ist Schluss? Speziell für längere Meetings gibt es oft so was wie ein »Open End«. Lassen Sie die Teilnehmer wissen, wann sie gehen können. Und halten Sie sich dran. Zeit ist wertvoll  - für jeden.

Zum Schluss: Wenn Sie unbedingt länger als 1 bis 1,5 Stunden meeten müssen, planen Sie Pausen ein, normalerweise eine kurze jede Stunde.

Und vergessen Sie den Agendapunkt »Sonstiges«. Das ist eine klare Einladung zur Zeitverschwendung. Falls tatsächlich etwas aufkommt, was diskutiert werden muss, schätzen Sie die Dringlichkeit ab und planen Sie ein anderes Meeting.

Den kompletten und ausführlichen (englischen) Blog können Sie hier weiterlesen.