Filesharing ist so etwas wie eine sichere Dropbox für Unternehmen. Es erlaubt Mitarbeitern und Geschäftspartnern den rechtssicheren Datenaustausch nach Compliance-Regeln. Speziell in Deutschland muss auch ein hoher Datenschutz garantiert sein. Lösungen dazu basieren entweder auf einem externen Cloud-Dienst oder werden in die eigene IT integriert.

Eigentlich wurden Netzwerk-Server und später NAS-Systeme eingeführt, um mehreren Benutzern vor allem gemeinsamen Datenzugriff zu geben. Da sich der Arbeitsalltag heute nicht mehr auf den Schreibtisch mit einem einzigen Desktop-PC beschränkt erhält der Begriff Filesharing eine neue Definition: »Filesharing ist der Austausch von Daten unter Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder anderen externen, teilweise temporären Geschäftskontakten mithilfe einer sicheren, plattformunabhängigen und Compliance-konformen Lösung bzw. Software«, erklärt Herbert Grau, Geschäftsführer bei Grau Data.

Sebastian von Bomhard, Spacenet

Die Freigabe der Inhalte muss zentral kontrollierbar sein. »Wichtig ist, dass kein Unbefugter Zugriff bekommt und die Daten immer aktuell gehalten werden«. ergänzt Sebastian von Bomhard, Vorstand bei SpaceNet.

Üblicherweise speichert man die Daten auf einem Server in der Cloud und schickt der Person oder den Personen, mit denen die Inhalte geteilt werden sollen, via E-Mail einen Download-Link. In der Regel wissen die Beteiligten jedoch nicht, wo sich die hochgeladenen Daten tatsächlich befinden. Nicht zuletzt durch die diversen Abhöraktionen ist das »irgendwo in der Cloud gespeichert« speziell für deutsche Firmen ein Graus. »Hier setzen wir mit unserem Serv-U MFT Server an. Bei diesem funktioniert der Prozess des Filesharings genauso, aber der eigentliche Server befindet sich innerhalb des Rechenzentrums des Unternehmens«, erläutert Patrick Hubbard, HeadGeek bei SolarWinds.

Warum Filesharing für Unternehmen?

Für viele Firmen stellt sich die Frage, wieso sie sich überhaupt mit Filesharing befassen sollen? Immerhin betreiben die meisten eine aufwendige IT mit unzähligen Servern und Speichergeräten. Auf die hat aber nicht jeder Zugriff, vor allem nicht, wenn Dateien mit Leuten von außerhalb geteilt werden sollen, wie zum Beispiel Agenturen, Freiberuflern, Vertriebspartnern oder Kunden. In diesem Fall ist Filesharing eine echte Arbeitserleichterung. »Hält jeder auf allen Arbeitsplätzen private Kopien vor und tauscht man Änderungen vielleicht nur per Mail aus, entstehen schnell Inkonsistenzen«, warnt Spacenet-Manager von Bomhard.

Patrick Hubbard, Solarwinds

Vor allem große Dateien lassen sich so auf einfache Art und Weise teilen. »Filesharing ist deutlich weniger aufwendig als die Nutzung eines FTP-Servers, der eine dauerhafte Betreuung durch einen Admin benötigt«, sagt Solarwinds Hubbard. »Auch ist Filesharing absolut narrensicher, denn man benötigt keinerlei IT-Spezialwissen, um es zu nutzen.«

Firmen, die sich fragen, warum sie sich mit Filesharing befassen sollen, sind im Prinzip bereits im Hintertreffen. Befasst sich ein Unternehmen nicht mit dem Thema, organisieren sich die Mitarbeiter meist selbst und nutzen Dienste, deren Basisangebot, in der Regel kostenlos ist. Die »Dropbox« und das »Google Drive« sind hier die gefragtesten Tools. Damit verlassen die Daten das Firmennetzwerk und stehen demnach auch nicht mehr unter der Kontrolle der IT-Abteilung.

Den Zugang zu Filesharing-Diensten einfach zu verbieten oder zu blockieren, hält von Bomhard nicht für ratsam: »Mitarbeiter, Kunden und Partner schätzen den einfach Datenaustausch und so kommt es schnell zu Umgehungsstrategien. Besser ist es, das Unternehmen sucht sich einen passenden Anbieter aus und bettet dessen Dienste in die eigene IT-Landschaft ein.«

Grau Data-Chef Grau sieht es genauso: »Filesharing ist schon heute ein weit verbreitetes und viel genutztes Tool. Das Problem jedoch ist, dass in vielen Betrieben Consumer-Plattformen genutzt werden, die im Hinblick auf Sicherheit und Compliance keinen Schutz bieten und dem Unternehmen keine Kontrolle über die Daten und den Austausch ermöglichen. Diese Dienste nutzen Mitarbeiter und Geschäftspartner oftmals eigenständig und ohne Absprache mit dem Unternehmen, da sich diese im privaten Bereich als praktisch erwiesen und viele Firmen keine professionelle Lösung implementiert haben. Unternehmen müssen jedoch genau wissen, wo ihr geistiges Eigentum gespeichert ist und wie dieses an Mitarbeiter oder Externe verteilt wird. Deren Verlust und eventuellen Missbrauch bedeutet für viele große wirtschaftliche Schäden.«

Was zeichnet eine gute Filesharing-Lösung aus?

»Bei der Auswahl des Filesharing-Anbieters für Ihr Unternehmen sind dessen Leistungsfähigkeit, Flexibilität, Sicherheit und die leichte Bedienbarkeit der Lösung die wichtigsten Kriterien«, konstatiert Spacenet-Vorstand von Bomhard.

Auch für Filesharing-Lösungen gelten die bekannten Grundsätze, wie Leistungsfähigkeit, Flexibilität und leichte Bedienbarkeit. Zu hinterfragen sind zudem:

• Wächst die Lösung mit den Anforderungen?
• Wie gut ist die Netzanbindung, sowohl die Bandbreite, als auch die Verfügbarkeit betreffend?
• Wie aufwendig sind Bedienung und Administration der Lösung?
• Wie sieht es aus mit Versionskontrolle bei unerwünschten Änderungen?
• Wie sieht die Unterstützung der Anwende für die Systematik der Ablage aus – kann man verschiedene Bibliotheken mit jeweils eigenem Benutzerkreis anlegen?
• Wer richtet die Benutzer ein und wie aufwendig ist das?

Die zentrale Frage ist aber die nach der Sicherheit: »Wo stehen die Server? Hostet der Anbieter in Deutschland und garantiert er diesen Serverstandort? »Firmen sollten nicht auf die Geltung der besonders strengen deutschen Datenschutzmaßstäbe verzichten«, bekräftigt Spacenet-Manager von Bomhard. »Unternehmen sind verpflichtet, zur Wahrung ihrer Werte sicherzustellen, dass nur diejenigen mitlesen können, die dazu berechtigt wurden.«

Eine clientseitige Verschlüsselung sei laut von Bomhard selbstverständlich. Nur so sei sichergestellt, dass die Daten nach Verlassen des Firmenrechners nicht mehr entschlüsselt werden und auch der Hosting-Anbieter keinen Schlüssel in der Hand hat.

»Selbstverständlich muss die Lösung alle gängigen Plattformen, wie Desktop als auch sämtliche mobilen Clients, mit den üblichen Betriebssystemen unterstützen«, ergänzt Grau von Grau Data. »Die Daten müssen zu jeder Zeit unter der vollen Kontrolle des Unternehmens sein. Eine Inhouse-Lösung oder ein Hosting bei einem vertrauenswürdigen Provider ist empfehlenswert.« Besonders wichtig sei die Unabhängigkeit von jeglichen Speicherplattformen. So habe ein Unternehmen die maximale Flexibilität und ist nicht an einen Hersteller mit proprietären Systemarchitekturen gebunden.

Darüber hinaus ist je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Mitarbeiter eine hohe Skalierung der Filesharing-Lösung wichtig, wobei hier nicht eine theoretische Anzahl an Nutzern ausschlaggebend ist, sondern die tatsächliche Leistungsfähigkeit unter Volllast. »Ein gutes Filesharing-Produkt hat zudem offene Schnittstellen wie WebDAV und der neu kommende Standard CMIS, die eine Anbindung an existierende Software erlauben oder die Einbindung einer Archivierungslösung ermöglichen«, sagt Grau. »Schlussendlich ist auch der Preis entscheidend. Ein User-Lizenzmodell gibt Unternehmen eine granulare Kontrolle und die Möglichkeit eines Up- oder Down-Sizing.«

Spacenet bevorzugt dagegen ein Kostenmodell, das lediglich den Speicherplatz berechnet. »Ein Unternehmen kann selbst beliebig viele Benutzer, Gruppen und Bibliotheken einrichten, und das bei voller Kostenkontrolle«, konstatiert von Bomhard.

Grau Data Dataspace

»Dataspace 2.0« von Grau Data ist eine Filesharing-Plattform für Unternehmen, um Daten für Mitarbeiter und Geschäftspartner zur Verfügung zu stellen und rechtssicher bzw. nach Compliance-Regeln auszutauschen. Firmen benötigen damit keine unsicheren und öffentlichen Cloud-Anwendungen mehr und auch keine umständlichen FTP-Daten-Pools. Die Lösung gibt Unternehmen die volle Kontrolle über alle Daten und deren Sicherheit.

Dataspace 2.0 besitzt eine skalierbare Architektur, die alle gängigen Desktop und mobilen Betriebssysteme unterstützt. Daten und Metadaten werden im einfachsten Fall komplett in einer relationalen Datenbank gespeichert. Einen Volltext-Index erleichtert die spätere Suche.

Im Falle einer hochskalierbaren Lösung, erfolgt eine Trennung zwischen Daten und Metadaten. Die Dateiobjekte werden in einem NAS-Speicher oder in einem Object-Store abgelegt, während die Metadaten in einem relationalen Datenbank-Cluster vorgehalten werden. Die integrierte Versionierung und eine eindeutige Identifikationsmöglichkeit (UUID) einzelner Objekte sollen zuverlässig den Verlust von Daten im Falle von Replikationskonflikten verhindert.

Die Grau-Lösung ist aber eher etwas für größere Firmen. Das Lizenzmodell startet mit 100 Usern. Dafür fallen unabhängig von der Datenmenge 9.000 Euro pro Jahr an.

Solarwinds Serv-U

Ein Standortproblem hat Solarwinds »Serv-U Managed File Transfer Server« (MFT) nicht. Unternehmen hosten die Filesharing-Lösung in ihrem eigenen Rechenzentrum oder in ihrer privaten Cloud. Unterstützt wird das Hoch- und Herunterladen von Dateien mithilfe von FTP, FTPS, SFTP, HTTP und HTTPS über IPv4- oder IPv6-Netzwerke. Solarwinds betont, dass Administratoren den Zugriff auf Dateien kontrollieren, Aktivitäten überwachen, Benachrichtigungen automatisieren und den Zugriff mithilfe einer sicheren Web-Verwaltungskonsole von jedem beliebigen Standort aus konfigurieren können.

Der in ein Rechenzentrum integrierbare MFT-Server ermöglicht die sichere Authentifizierung, sowie die automatische Bereitstellung mit Active-Directory. Zusätzlich können Administratoren ihre eigenen Sicherheitsrichtlinien, Verfahren, Monitore und Kontrollen einsetzen, um die gewohnten Sicherheitsstandards einzuhalten. Der Datenaustausch mit Partnern erfolgt mittels validierter FIPS-140-2-Kryptographie und DMZ-Gateways.

Serv-U-MFT-Server ist für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern zu einem Preis von 2.440 Euro erhältlich. Darin enthalten ist auch die Wartung für ein Jahr. Zudem steht eine kostenlose 30-Tage-Testversion zum Download parat.

Barracuda Copy for Companies

Mit »Copy for Companies« bietet Barracuda Networks seit zirka September 2013 einen Speicherdienst für Unternehmen an. Zu den Funktionen gehören unter anderem regelbasierte Steuerelemente, die es dem Administrator ermöglichen, Zugangsrechte zu widerrufen oder die Weitergabe an externe Kontakte zu unterbinden. Speziell für den Anwender interessant ist der vereinte Zugang. Sie können ihre persönlichen und ihre Unternehmensdaten über ein einziges Konto verwalten. Dies soll die Nutzung verbessern und es erlauben, die verschiedenen Datenarten ihren Besitzern zuzuordnen.

Der Einstieg ist vor allem für Büros und kleine Firmen günstig. Copy for Companies wird pro Anwenderkonto berechnet und ist kostenlos für bis zu fünf Anwender mit vollem Funktionsumfang um 15 GByte Cloud-Speicher. Für zehn Anwender sind im Jahr rund 900 US-Dollar fällig. 250 User belaufen sich auf 23.374 US-Dollar.

Momentan ist der Dienst nur in englischer Sprache verfügbar. Ein mehrsprachiger Support sei laut Barracuda aber bereits geplant. Gespeichert werden die Daten weltweit an verschiedenen Standorten.

Spacenet Sync'N'Share

Als Dropbox-Alternative positioniert SpaceNet seinem neuen Cloud-Dienst »Sync'N'Share«. Unter dem Motto »Wir erden die Cloud« verlagert der Münchener Serviceprovider den klassischen Online-Speicherdienst auf geschütztes Terrain und bringt alle Daten vertraulich von Nutzer zu Nutzer.

»Wir betten Sync'N'Share in ein stabiles Sicherheitsnetz von Maßnahmen ein«, garantiert Spacenet-Vorstand Sebastian von Bomhard. Eine wichtige Komponente sei dabei der Server-Standort Deutschland, denn der Cloud-Dienst wird in den hauseigenen, ISO-zertifizierten Rechenzentren in München betrieben. Die Daten sollen so dem anerkannten strengen deutschen Datenschutzgesetz unterliegen.

Der Schwerpunkt des Spacenet-Dienstes liegt in der Dateisynchronisation sowie Zusammenarbeit und ist ideal für das Arbeiten an mehreren Standorten, Home-Office, Kundentermine oder Team-Koordination geeignet. Der neue Service Sync'N'Share wird ab November verfügbar sein.

Das Preismodell beginnt für Single-User bei 9,90 Euro pro Monat. Der Jahrespreis für die »Enterprise 100«-Edition liegt bei 195 Euro. Die 300-User-Version beläuft sich auf 299 Euro im Jahr.