Erst ein Datenverlust oder die langwierige Dateisuche fördert in Firmen die Integration eines systematischen E-Mail-Archivs. Der Mailofant, eine Mailarchivlösung als Cloud-Service von Spacenet, bietet sich als sichere Alternative an.

Von Evi Hierlmeier, Punktgenau PR

Die E-Mail hat sich schon lange als wichtigstes Kommunikationsmittel im geschäftlichen Informationsaustausch etabliert. Angesichts der Unmenge täglicher Nachrichten müssen sich Unternehmen überlegen, wie sie den Zugriff auf all diese Informationen sicherstellen. Gehen E-Mails verloren, bedeutet das für die Firmen fast immer Kosten, verlorene Zeit und Ärger – ganz zu schweigen von den weiteren Konsequenzen, denn für die Archivierung von geschäftsrelevanten Mails wurden die Anforderungen immer präziser formuliert. Ärgerlich, wenn Betriebsausgaben nicht mehr anerkannt werden, weil eine E-Mail nicht oder nicht richtig archiviert wurde.

Mailarchivierung an sich ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Es ist aufwendig, sie funktionstüchtig als interne Lösung zu implementieren. Damit nicht genug, auch der Betrieb ist für die zuständigen Mitarbeiter sehr arbeitsintensiv. Ein simples Backup der Nachrichten genügt nicht. Kein Wunder also, dass immer noch viele Unternehmen kein eigenes Mailarchiv haben. Mit dem »Mailofant« stellt der Münchner Internet-Provider SpaceNet unter Beweis, dass Mailarchivierung doch ganz einfach sein kann.

Mailofant – ein Gedächtnis wie ein Elefant

Der Mailofant erinnert mit gutem Grund an das fast gleichnamige Säugetier. Denn er hat einige Gemeinsamkeiten mit dem sympathischen grauen Rüsseltier:

• Er hat ein gutes Gedächtnis: Er speichert alle ein- und ausgehenden Mails.
• Er ist riesengroß: So gibt es keine Kapazitätsprobleme, wenn das Archiv des Unternehmens wächst.
•  Er ist bei Gefahr – zum Beispiel in Form von Viren und Spam – ganz schön ungemütlich: »Mail-Schrott« lässt er gar nicht erst durch, so dass das Mailsystem aufgeräumt und das Archiv schlank bleibt.

Außerdem haben die Entwickler von Spacenet besonders darauf geachtet, dass ihre Lösung leicht zu bedienen ist. Der Mailofant integriert sich einfach in die bestehende Mailumgebung. Der Benutzer des Archivs – auch wenn er kein Administrator ist – hat über die Suchfunktion seiner jeweiligen Mailapplikation oder über die intuitiv zu bedienende Weboberfläche unkompliziert Zugriff auf seine archivierten Mails. Das Lizenzmodell ist flexibel. So können unkompliziert neue Postfächer alte Postfächer ablösen, ohne dass der Kunde eine neue Lizenz erwerben muss.

Selbstverständlich erfüllt der Mailofant auch alle Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Er sorgt für einen sicheren, zentralen Zugriff auf alle E-Mails und ist jederzeit und überall verfügbar. Die E-Mails werden an einer zentralen Stelle in Deutschland – genauer gesagt in zwei ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in München – archiviert und gesichert.

Prinzip »Prepaid-Handy«

Die Abrechnung erfolgt dabei nach so genannten Nutzermonaten und ist einfach und äußerst flexibel: Kunden können Guthaben für ihr Mailofant-Konto erwerben. Zehn Nutzermonate für 59 Euro, bis hin zu 3.000 Nutzermonaten für 8.990 Euro (zuzüglich Umsatzsteuer). Mit zehn Nutzermonaten können also beispielsweise entweder fünf Nutzer zwei Monate lang archivieren oder ein Nutzer zehn Monate lang, bevor weitere Lizenzen angeschafft werden müssen. Es gibt keine weiteren Kosten für Plattenplatzbelegung oder Übertragungsvolumen – volle Kostenkontrolle also wie bei einem Prepaid-Handy. Wird irgendwann ein Archiv nicht mehr benötigt, kann man die Daten mitnehmen. Nach Vertragsende werden die Archivinhalte zuverlässig gelöscht – so behalten die Kunden die volle Datenkontrolle zu jeder Zeit.

Die Mailarchivlösung Mailofant gibt es nur im Fachhandel. Interessierte Unternehmen erfahren mehr über das sympathische Mailarchiv über die Mailofant-Fachhändler oder direkt über die Webseite.