Für die elektronische Archivierung gibt es internationale ISO-Standards. Die Kriterien zur »revisionssicheren Archivierung« veröffentlichen Verbände wie der VOI, für die der TüVIT sogar eine Zertifizierung anbietet. Dies bedeutet aber nicht, dass alles geregelt ist und unter Archivierung alle das Gleiche verstehen.

Seit einiger Zeit tobt in Deutschland eine regelrechte Schlacht um die Begrifflichkeit der Archivierung. Hierbei werden von den unterschiedlichsten Parteien immer neue Begriffe in den Raum gestellt, die zu zunehmender Verunsicherung bei Anwendern und Anbietern führen. Dies beginnt beim Begriff des Archivs selbst, der sich auf das griechische »Archeion« zurückführen lässt, den Aufbewahrungsort wichtiger Dokumente im Rathaus.

Aus akademischer Sicht lässt sich so Archivierung als die langzeitige, sichere, unveränderbare, vollständige, nachvollziehbare, authentische, integere,  beweisfähige und jederzeit verfügbare Erhaltung von Unterlagen interpretieren. Dies betrifft alle Unterlagen, die aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig sind. Aus dieser Auffassung leitet sich auch der Anspruch der Archive ab, die nach Prüfung der Archivwürdigkeit die entsprechenden Unterlagen aufbewahren und mit Findbüchern inhaltlich zum Wiederfinden und Verwalten der Zugriffsrechte erschließen. In Deutschland ist die Aufgabe der Archive der öffentlichen Hand gesetzlich geregelt. Dies betrifft Bundeseinrichtungen ebenso wie Landesarchive. Nur in diesen Archivgesetzen werden auch die Begriffe Archiv und Archivierung benutzt, in anderen Gesetzen nicht.

Auf akademischer Ebene und in Initiativen zur Archivierung wie Nestor hat man sich entschlossen, hier von Langzeitarchivierung zu sprechen. Dies soll zu einer Abgrenzung von dem populär genutzten Begriff Archivierung dienen. Der Begriff Langzeitarchivierung ist eigentlich ein »weißer Schimmel«, da Archivierung die Langzeitigkeit impliziert. Es kommt daher darauf an, wie man langzeitig definiert. In den Archiven der öffentlichen Hand kommen die Unterlagen aus der öffentlichen Verwaltung eigentlich erst dann an, wenn Bearbeitung und Aufbewahrungspflichten abgeschlossen sind. Aber es gibt ja nicht nur die Archive der öffentlichen Hand mit ihrem gesetzlichen Auftrag. Archiviert wird überall – oder es sollte zumindest überall archiviert werden.

Betrachtet man das Thema Archivierung aus Sicht der Privatwirtschaft, so gibt es dort zum Teil Unternehmensarchive, die nach ähnlichen Vorgaben wie im akademischen und öffentlichen Archivbereich Unterlagen aufheben, sozusagen historische Archive der Großunternehmen. Die Mehrheit aller Archive betrifft aber Unternehmensinformationen, die für die Erstellung von Produkten, die kaufmännische Dokumentation oder die Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben aus Handels-, Steuer-, Unternehmens-, Umwelt-, Produkthaftungs-, Verbraucherschutz- und anderen Regelungen dienen. Hier ist auch das Hauptanwendungsgebiet elektronischer Archivsysteme zu finden. In fast allen Gesetzen in Deutschland wird zu diesem Bereich jedoch nicht der Begriff Archivierung benutzt sondern der Begriff Aufbewahrung verwendet. Dennoch bietet heute kein ECM- oder Storage-Anbieter Systeme und Software zur »elektronischen Aufbewahrung« an. Es würde auch wenig Sinn machen, nur zur sprachlichen Abgrenzung, jetzt hier den Begriff Aufbewahrung einführen zu wollen.

Ähnliches gilt auch für den 2009 aufgekommenen Begriff Langzeitspeicherung, den Initiativen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und des DIN verwenden. Dort soll es eine vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung nur für elektronisch signierte Dokumente mit Nachsignieren zum Erhalt der Beweisfähigkeit geben. Die Langzeitspeicherung wird mit bis zu 100 Jahren definiert und gilt als Vorstufe zur vertrauenswürdigen elektronischen Langzeitarchivierung. Es wurde zugleich damit der Versuch unternommen, andere Begriffe wie elektronische Archivierung, revisionssichere Archivierung und rechtssichere Archivierung zu integrieren und zu substituieren.

Elektronische Archivierung ist sehr konkret definiert: »Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten.« Gleiches gilt auch für den Begriff der revisionssicheren Archivierung: »Revisionssichere Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches §§ 239, 257 HGB sowie der Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 und den GoBS (zukünftig GobIT) an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt. Hierfür gilt die Erfüllung der Kriterien Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, Dokumentation des Verfahrens, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.« Die revisionssichere Archivierung betrachtet die Einhaltung der Vorgaben rückblickend (re-vision) und Zertifikate bescheinigen, dass alles ordentlich war. Wesentlicher Nachweis ist hier die Verfahrensdokumentation.

Der neu eingeführte Begriff rechtssichere Archivierung geht anders als die Revisionssicherheit davon aus, dass die Rechtssicherheit umfassender ist und dass auch Produkte als rechtssicher zertifiziert werden können. Der Begriff wurde unter anderem von der Initiative COMIDD vorgeschlagen.

Die Zertifizierbarkeit der Rechtssicherheit ergibt sich aus der BSI-Richtlinie TR VELS »Vertrauenswürdige Langzeitspeicherung«. Rechtssicherheit ist jedoch nicht im Vorwege zusicherbar, denn letztlich kommt es immer auf den Einsatz beim Anwender an. Außerdem ist Rechtssicherheit ein verfassungsrechtlicher Begriff, der sich nicht auf technische Systeme abbilden lässt. Daher wird hier von den Promotoren bereits eingelenkt und inzwischen von beweiswerterhaltender Archivierung gesprochen.

Dieser Überblick zur Definitions- und Sprachverwirrung ist längst nicht vollständig. Nur, was soll man als Anwender einsetzen und was soll ein Anbieter verkaufen?

Die Anbieter machen sich das Leben einfach und greifen einfach alle Begriffe auf. Sicherheit verkauft sich gut, Rechtssicherheit natürlich noch besser. So werden heute Speichersubsysteme, die man einfach ins Netzwerk einhängt, als rechtssicher angeboten. Archivsystem-Software-Anbieter preisen ihre Software als revisionssicher, rechtssicher und beweissicher an. Selbst diejenigen, die auf der Differenzierung der Begriffe Langzeitarchivierung, Langzeitspeicherung und Aufbewahrung bestehen, benutzen in ihren Vorträgen und Artikeln weiterhin undifferenziert die unterschiedlichsten Begriffskombinationen rund um den Begriff Archivierung. Die Verwirrung ist vollkommen und dem Anwender wird suggeriert, mit dem Kauf einer Software oder eines Speichersubsystems sei man auf der »sicheren Seite«.

Es ist dringend erforderlich, dass hier wieder mehr Orientierung mit einer einheitlichen Begrifflichkeit geschaffen wird. Das bedeutet die Rückkehr zu den eingeführten Begriffen. Dies sind die elektronische Archivierung als Übergriff und die revisionssichere Archivierung für die Nachweisfähigkeit der ordnungsgemäßen Aufbewahrung. Den Begriff der Langzeitarchivierung kann man gern den historischen Archiven und den per Gesetz dazu beauftragten Archiven der öffentlichen Hand überlassen.