Mitarbeiter gehen laxer mit Daten um, denn durch umfangreichere Backup-Maßnahmen sind sie ja sowieso irgendwo im Unternehmen (Bild: Iron Mountain)Durch die Cloud ziehen Hybrid-Backup-Systeme in die Unternehmen ein. Das ist von Vorteil für die Datensicherheit. Doch es gibt einen Nachteil: trügerische Sicherheit. Denn vor allem Mitarbeiter aus dem Personal- und Finanzwesen, dem Marketing, dem Vertrieb sowie in der IT gehen dadurch sehr nachlässig und unstrukturiert bei der Benennung und Speicherung von Dokumenten vor, ergab eine von Iron Mountain in Auftrag gegebene und von Opinion Matters durchgeführte Studie. Die Mitarbeiter denken: Die Daten sind durch die umfangreicheren Backup-Maßnahmen ja sowieso irgendwo im Unternehmen.

»Ein Großteil der Unternehmen setzt mittlerweile auf intelligente Hybrid-Backup-Systeme, die Tape, Festplatte und die Cloud mit einbeziehen«, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland. »Manche Mitarbeiter sind daher der Ansicht, dass die von ihnen benötigten Daten immer verfügbar sind, auch wenn sie falsch abgespeichert, überschrieben oder gelöscht wurden.«

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Wenn’s so einfach wäre: Bei Datenverlust IT anrufen, und um Hilfe fragen

Doch dem ist nicht so. Denn nach wie vor können grobe Fehler bei Backups zu unwiderruflichen Datenverlusten führen. Vielen Unternehmensmitarbeitern sei nicht bewusst, wie anfällig die gesicherten Daten sind, wenn sie unsachgemäß gespeichert werden. Ihrer Meinung nach müsste man im Falle eines Datenverlusts lediglich die IT anrufen, und um Hilfe fragen.

Aber auch Unternehmen machen Fehler beim Backup. Den größten Fehler, den sie bei der Datenspeicherung auf Tape oder Festplatte machen, ist jedoch, dass sie das Backup anlegen und es dann sich selbst überlassen. Anderen Studienergebnissen zufolge verzichten 34 Prozent der befragten Unternehmen auf ein umfangreiches Testing ihrer Backups; und bei 77 Prozent der Befragten, die Tests durchführen, tauchten Backup-Fehler auf.

Immer noch ein häufiger Fehler: inadäquates Lagern von Backup-Tapes oder Festplatten

Nur wenige Unternehmen lagern ihre Backup-Tapes in geeigneten klimatisierten Umgebungen (Bild: Iron Mountain)Ein weiterer häufiger Fehler ist das Lagern von Backup-Tapes oder Festplatten in Räumlichkeiten ohne Temperatur- oder Feuchtigkeitskontrolle. Eine solch inadäquate Lagerung kann im Laufe der Zeit zur Datenkorruption führen.

»Abseits von hochentwickelten Backup-Systemen gepaart aus Cloud-Lösung, Sicherheitskontrollen und ausgeklügelten Data-Recovery-Strategien existiert eine Grauzone. Nur wenige Unternehmen lagern ihre Backups in geeigneten klimatisierten Umgebungen«, sagt Börgmann. »Dies kann dazu führen, dass dringend benötigte Daten entweder beschädigt werden oder überhaupt nicht mehr funktionieren. Unternehmen müssen ihre Backups wie einen Rauchmelder behandeln: Sie an der richtigen Stelle einsetzen und regelmäßig überprüfen.

Backup-Tipp: evtl. eine kollaborative Document-Sharing-Plattformen ergänzend einführen

Iron Mountain empfiehlt deshalb, dass die in Unternehmen vorhandenen Backup-Maßnahmen darüber hinaus durch proaktive Maßnahmen ergänzt werden müssen, um Datenverluste durch Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten. Denn Missgeschicke seien oft die Folge von unzureichenden IT-Kenntnissen.

Daher könnte es laut Iron Mountain nicht schaden, den Kollegen bei der Benennung und Speicherung von Dateien unter die Arme zu greifen sowie kollaborative Document-Sharing-Plattformen einzuführen, mit der die Versionen verwaltet werden können. Außerdem könnten Mitarbeiter mithilfe einer solchen Plattform selbst nach ihren Daten suchen, falls sie eine Datei unbeabsichtigt löschen.