Benjamin Sprenger, Produktmanager, TIMSeit Anfang 2017 gelten diverse Neuerungen bei den »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff« kurz GoBD. Für Systemhauspartner, die ihre Geschäftsbereiche im Archivierungsumfeld erweitern oder ausbauen möchten, offeriert der Wiesbadener Value-Added-Distributor TIM kostenfreien Vor-Ort-Workshops.

Die GoBD plagt zunehmend jedes Unternehmen, das Geschäfte auf digitalem Weg abwickelt. Denn es hat die Pflicht, alle elektronischen Dokumente zu archivieren – und das vollumfänglich ohne Ausnahme. Die Unternehmen benötigen hierzu eine verlässliche Archivierungslösung, damit sie im Rahmen der Archivmodernisierung auch in Zukunft gesetzeskonform agieren.

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GoBD-Vor-Ort-Workshops nach den Bedürfnissen der Systemhauspartner

Viele Compliance-Vorschriften wie GoBD quälen die Unternehmensverantwortlichen (Bild: ECMguide.de)TIM hat es sich zur Aufgabe gemacht, Systemhauspartner mit einem umfangreichen, speziell auf den Partner abgestimmten Workshop beim Auf- und Ausbau des Archivierungsgeschäftsbereichs zu unterstützen. TIM betont, dass Interessenten den Inhalt des Workshops gemeinsam mit dem Distributor individuell auf deren Bedürfnisse abstimmen können.

»Mit der neuen GoBD gibt es Änderungen, die jeder Unternehmer, egal wie groß seine Firma ist, kennen und umsetzen sollte«, sagt Benjamin Sprenger, Produktmanager bei TIM. »Jegliche Änderung digitaler Belege muss nachvollziehbar protokolliert werden, andernfalls drohen bei Verstoß Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn durch die Finanzbehörde. Mit Alfred Beblik, Senior Consultant bei TIM, stellen wir unseren Geschäftspartnern einen sehr erfahrenen TIM-Mitarbeiter zur Seite, der die Neuerungen im Detail vorstellt. Zusätzlich werden konkrete Handlungsempfehlungen, mit aktuell verfügbaren Lösungen, gegeben.«

Her mit einem Scanner: viele Dokumenten dürfen nach dem Einscannen vernichtet werden

Zu den Neuregelungen gehört, dass ein auswertbares Archiv eingesetzt werden darf, wenn es über qualitative und quantitative Auswertungsmöglichkeiten im selben Umfang wie das Produktivsystem verfügt. Hier gab es heftige Kritik seitens der Wirtschaft im Vorfeld der Entstehung der GoBG. Aber aus welchen Gründen auch immer: Die Finanzverwaltung hat auf diese Forderung nicht verzichtet.

Erleichternd dürfte sein, dass E-Mails, die lediglich zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen, nicht aufbewahrt werden müssen. Und nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Wer also noch nicht auf elektronische Buchführung umgestellt hat: Her mit einem Scanner!