Mail-Archivsysteme sichern Nachrichten für viele Jahre. Mailstore verspricht neben der schnelle Suche auch viele Import- und Exportfunktionen. speicherguide.de prüft die Software im Rahmen eines Hands-on-Tests.

Die Einen wollen Ihre E-Mails nicht verlieren, die Anderen dürfen es gar nicht. Wer geschäftliche Vorgänge per E-Mail abwickelt, ist gemäß deutschem Recht dazu verpflichtet, seine E-Mails für sechs bis zehn Jahre revisionssicher aufzubewahren. Outlook-PST-Dateien aufzuheben – wie es gängige Praxis bei vielen Anwendern ist – reicht dazu eigentlich nicht aus. Die Revisionssicherheit verlangt, dass die Nachrichten vollständig und weder manipulier- noch löschbar im Archiv liegen. Es gibt eine Reihe von Archiv-Anwendungen, die Daten und/oder Mails konform lagern. Eine davon ist »MailStore Server 6« von der deutschen Software-Schmiede MailStore (früher Deepinvent Software).

Viele Mailarchive fungieren als transparenter SMTP-Proxy zwischen Internet und Mailserver. Auf diese Weise fangen sie alle ein- und ausgehenden Mails ab und packen Sie ins Archiv. Diese Methode funktioniert sehr zuverlässig. Aber was machen kleinere Unternehmen, ohne eigenen SMTP-Server und wie kommen die Mails ins Archiv, die zum Zeitpunkt der Archiveinführung bereits im Mailsystem stecken?

Mailstore kann sowohl als SMTP-Proxy fungieren, parallel dazu sich Mails aber auch aus ganz anderen Quellen ins Archiv holen. Neben POP/IMAP unterstützt die Software auch einen PST-Import, verschiedene Web-Mail-Dienste oder kann Verzeichnisstrukturen mit RFC-Konformen E-Mail-Files (eml/msg) einlesen. Die Archiv-Enginge arbeitet mit Deduplikation und entfernt Redundanzen. Im Gegenzug erlaubt die Software zudem, bestehende Archive oder Teile davon in einem der unterstützten Formate zu exportieren.

Mailarchiv mit simpler Verwaltung

Mailstor arbeitet auf einem Windows-Rechner. Die Software unterstützt Server- oder Desktop-Versionen von Windows und kann mit oder ohne ADS arbeiten. Ein Server-Konfigurationstool stellt die Grundparameter ein. Mailstor verlangt mindestens ein Repository, welches auch die Master-Datenbank enthält. Weitere Repositorys auf zusätzlichen Datenträgern lassen sich hinzufügen. Die Serverkonfiguration legt dann auch die Verwahrungszeiten fest. Wer Nachrichten ohne GDPdU-Zwang sichert, kann dabei auf die Worm-Funktion des Repositorys ganz verzichten.

Der Mailstore-Client gibt den registrierten Anwendern Zugriff auf ihr eigens Archiv und die dazu gehörige Automation. Ein Scheduler kann beispielsweise zu vorgegebenen Zeiten IMAP- oder Web-Postfächer auslesen und einspeichern. Der Administrator wickelt im Client zudem die Benutzerverwaltung und die Rechtevergabe ab.

Anwender kommen aber auch ohne Client auf ihr Archiv. Der Mailstore-Server betreibe einen Web-Server mit einer sehr simplen GUI. Darüber hinaus lässt sich der Zugriff auf Mailstore per Plug-In in Outlook integrieren.

Fazit

Mailstore ist eine sehr simple und übersichtliche Archiv-Lösung, die sich ohne große Ausbildung nutzen und administieren lässt. Die vielen flexiblen Funktionen zum Import- und Export von Nachrichten zählen zu den großen Stärken dieser Software. Die Volltextsuche kann ebenfalls überzeugen. Im Rahmen eines Hands-on-Test stopft die speicherguide.de-Redaktion 100.000 reale E-Mails (15 GByte) der letzten zehn Jahre in den Mailstore 6 und belegt damit gerade mal neun GByte. 70.000 dieser Mails (10 GByte) landen in einer anderen Ordnerstruktur und unter anderem Benutzernamen nochmal im Repository, dass dann insgesamt zehn GByte belegt.

Neben der kommerziellen Version 6 von Mailstore offeriert der Hersteller eine freie Version 5 für Privatnutzer zum Download. Wer der Software auf den Zahn fühlen möchte, kann die Free-Edition ausführlich evaluieren.