Roland Stritt, Director Channel Sales, RubrikUnternehmen weltweit nutzen zunehmend die Automatisierung auf verschiedene Art und Weise, um Dienstleistungen zu einem niedrigeren Preis mit einer höheren Kundenzufriedenheit bereitzustellen. Der Return-on-Investment (ROI) der Automatisierung ist gut dokumentiert, sowohl was den finanziellen Nutzen als auch die stärkere Kundenbindung betrifft. Aber nicht alle Bemühungen zur Umsetzung der Automatisierung sind gleich – und viele Unternehmen schaffen es nicht auf Anhieb, ihre angestrebten Ziele zu erreichen.

»Die Integration von Automatisierung in ein Unternehmen erfordert ein gewisses Maß an Planung und Strategie«, erklärt Roland Stritt, Director Channels EMEA beim Cloud-Datensicherungsspezialist Rubrik. Er verweist in diesem Zusammenhang auf drei nachfolgend beschriebene Fallstricke, die es bei der Implementierung der Automatisierung zu vermeiden gilt.

Fallstrick 1: Wiederherstellen des bestehenden Workflows

Der erste Fehler, den viele Unternehmen machen, ist die Automatisierung der Schritte eines bestehenden Workflows. Dies mag logisch erscheinen, da der Workflow eine Blaupause für die notwendigen Schritte zur Erreichung des Endergebnisses liefert. Workflows, die rund um manuelle Prozesse herum entstehen, konzentrieren sich jedoch eher auf zuvor durchgeführte Aufgaben als auf das gesamte Problem.

Ein reales Beispiel aus der Praxis eines anonymen Unternehmens wäre die Entwicklung eines Prozesses, um Abrechnungsprozesse basierend auf Cloud-Nutzung zu automatisieren. Der bestehende Workflow wies viele Schritte auf, die eine manuelle Änderung und Neuformatierung des jeweils vorhergehenden Schrittes erforderten, bevor die Bearbeitung an die nächste Person in der Kette weitergegeben werden konnte.

Daraus resultierte eine erhebliche Fehlerquote, da selbst kleinere Änderungen die gesamte Lieferkette zum Erliegen brachten. Dieses Problem führt auch schon zum nächsten großen Stolperstein.

Fallstrick 2: Automatisieren von unabhängigen Aufgaben

Budget- und Ressourcenbeschränkungen machen große Automatisierungsprojekte anspruchsvoll, so dass es am besten ist, sie in kleinere Komponenten aufzuteilen. Viele Unternehmen machen aber den Fehler, selbstständige Aufgaben zunächst entsprechend eines Plans zu automatisieren, um sie dann zusammenzufügen. Die Automatisierung auf diese Weise führt zu »Code-Inseln« oder Silos, die bei späteren Integrationen eine starke Nacharbeit erfordern.

Bei dem angeführten Beispiel automatisierte die Entwicklungsgruppe des Unternehmens eine Abrechnungsaufgabe, indem sie einen vorgefertigten Bericht heranzog und eine Datei erstellte, die das Abrechnungssystem importierte. Die Automatisierung reduzierte den Zeitaufwand für die Zuordnung von Stunden zu Minuten.

Jedoch fingen Kunden an, Probleme mit den Rechnungen zu melden. Es zeigte sich, dass die Rechnungsabteilung Rohdaten verwendet hatte, die nicht in den neuen automatisierten Bericht überführt wurden. Dieses Missgeschick resultierte aus einer Struktur voneinander abhängiger Teams, die ihre eigenen Aufgaben unabhängig voneinander automatisierten.

Fallstrick 3: Automatisierung auf bestehende Richtlinien anwenden

Es gibt nur wenige noch unbeliebtere Aufgaben im Unternehmen als das Wiederaufgreifen und Umschreiben einer bestehenden Regeldokumentation. Unternehmen nutzen diese bestehenden Regeln als Automatisierungsregeln. Interne Regeln sind »in der Regel« aber mit dem Prozess verknüpft, anstatt geschäftliche Bedürfnisse im Auge zu haben.

Compliance-Richtlinien rund um den Datenschutz sind besonders anfällig für diesen Fehler aufgrund der sensiblen Art der Handhabung von Daten. Diese Richtlinien basieren häufig auf spezifischen Maßnahmen, die aufgrund eines vorhergehenden Sicherheitsvorfalls erstellt wurden.

Ist das Ziel die Übergabe eines möglichst lückenlosen Audit-Berichts, sind die Regelwerke oft mit Prozessdokumentation überfüllt. Der beste Weg, um dies zu vermeiden, besteht darin, die Endergebnis-Anforderungen zu definieren, anstelle der Methode, um diese Ergebnisse zu erzielen.

Fazit: Ein zukunftssicherer Workflow braucht Zeit zum Erstellen

»Automatisierung ist der richtige Weg, um die Effizienz eines Unternehmens zu verbessern und die Gesamtbetriebskosten zu senken. Wenn die Automatisierung jedoch nicht gut geplant ist, kann dies zu unerwarteten Kosten und zu Kopfschmerzen bei den Beteiligten führen«, fasst Roland Stritt von Rubrik zusammen. »Daher ist es sinnvoll, sich die nötige Zeit zu nehmen, um einen zukunftssicheren Workflow zu erstellen, der den Geschäftsanforderungen tatsächlich gerecht wird.«

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