Ungeregeltes Datenvorhalten kostet die Unternehmen Zeit und Geld. Auf diesen einfachen Nenner lässt sich die aktuelle Studie »2010 Information Management Health Check Survey« von Symantec bringen. Zwar ist der Großteil der weltweit 1.680 befragten großen Unternehmen vom Wert eines formalen Plans für die Vorratsspeicherung ihrer Daten überzeugt. Aber in der Praxis klafft eine große Lücke: Nur knapp die Hälfte hat einen solchen Plan tatsächlich aufgesetzt. Die Studie zeigt, dass viele der befragten Konzerne zu viele Informationen zu lange aufbewahren, anstatt ein Regelwerk durchzusetzen, mit dem sie überflüssige Daten identifizieren und risikofrei löschen können.

Zeitpläne für Backup sind immer schwerer einzuhalten

Der Studie zufolge halten viele Unternehmen große Mengen von Informationen auf unbegrenzte Zeit vor, statt verbindliche Regeln einzuführen, die es erlauben würden, unwichtige Daten oder Unterlagen zu finden und risikofrei zu löschen. In der Folge wächst die Speichermenge rasant an, so dass die Zeitpläne für das Backup dieser Daten kaum mehr einzuhalten sind. Folge: Konzerne müssen mehr Zeit und Ressourcen investieren, um beispielsweise wichtige Daten zu finden. So steigt auch das Prozessrisiko, da im Fall einer Rechtsstreitigkeit beispielsweise wichtige Dokumente innerhalb einer festen Frist gefunden und vorgelegt werden müssen.

Die Ergebnisse im Detail:
? Die meisten Unternehmen (87 Prozent) sind überzeugt, dass eine durchdachte Speicherstrategie ihnen dabei hilft, überflüssige Informationen zu löschen. Weniger als die Hälfte (46 Prozent) hat einen solchen formalen Plan aber etabliert, um Vorratsdaten sinnvoll zu organisieren.
? 75 Prozent der Backup-Kapazität in den befragten Unternehmen wird von Dateien belegt, die auf unbegrenzte Zeit abgespeichert oder aus juristischen Gründen aufbewahrt werden. Ein Viertel der Daten, die die Befragten per Backup sichern, sind dabei weder für Geschäfts- noch für Backup-Zwecke wichtig. Bei den Unternehmen in EMEA lag der Anteil der überflüssigen Daten sogar bei einem Drittel.
? 66 Prozent der befragten Unternehmen verwenden ihre Backup-Software, um juristisch wichtige Informationen aufzubewahren. Insgesamt 27 Prozent legen sogar das gesamte Backup-Set auf unbestimmte Zeit ab. Allein um rechtliche Vorgaben zu erfüllen, opfern die Unternehmen 45 Prozent ihrer Backup-Kapazität. Die Teilnehmer der Studie gaben an, dass durchschnittlich 40 Prozent der Informationen, die sie vorhalten, für einen Prozess nicht relevant seien. Symantec glaubt, dass es daher sinnvoll für Unternehmen ist, Backup und Archivierung zu kombinieren. So könnten deren Mitarbeiter schnell auf sachdienliche Informationen zugreifen und sie können die Menge der vorgehaltenen Daten verringern.
? Fast die Hälfte der befragten Unternehmen zweckentfremdet ihre Backup- und Disaster-Recovery-Software für die Archivierung. Obwohl sie ihren Mitarbeitern verbieten, eigene Archive auf ihren lokalen Rechnern und Netzlaufwerken anzulegen, geben rund 60 Prozent der Firmen zu, dass ihre Mitarbeiter dies trotzdem tun.
? Die Folgen und Ursachen einer schwachen oder fehlenden Strategie für das Informationsmanagement bewerten IT- und Rechtsabteilung in den befragten Firmen unterschiedlich. So halten 41 Prozent der IT-Verantwortlichen einen Plan zum richtigen Speichern und Verwalten von Informationen für unnötig. 30 Prozent gaben an, dass niemand mit dieser Aufgabe beauftragt wurde, während 29 Prozent die hohen Kosten sehen. Die Rechtsabteilung sieht den hohen finanziellen Aufwand (58 Prozent) als eine Ursache an. Zudem fehle das Know-how für das Ausarbeiten eines solchen Plans (48 Prozent) sowie die klare Zuweisung, wer dafür verantwortlich sei (40 Prozent).

eDiscovery wird immer teurer und ineffizienter

Die Folgen eines mangelhaften Informationsmanagements sind schwerwiegend und weitreichend: Symantec schätzt, dass es mittlerweile 1.500-mal teurer ist, die vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern. Dies verdeutliche, wie wichtig effiziente Recherche- und Suchfunktionen und kluge Richtlinien für das Löschen von Daten für Unternehmen sind. Denn schließlich werde auch jeder eDiscovery-Vorgang immer langwieriger, ineffizienter und teurer, je größer die Datenmenge wird, die auf schwer zugänglichen Backup-Bändern abgelegt ist.

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