Der Daten-Messie – das unbekannte Wesen? Nein! Das Gros der IT-Führungskräfte und Büroarbeiter kann sich sehr gut einschätzen, dass relativ viele und unwichtige Daten im Unternehmensnetzwerk gespeichert werden, ergab eine weltweite Datahoarder-Studie. Das birgt hohe finanzielle Risiken für die Sicherheit und das Datenmanagement des Unternehmens.

Daten-Messies speichern sogar belastende Daten auf privaten oder Unternehmensgeräten (Bild/Quelle: Veritas Technologies)Messies, also Müllsammler, zuhause? Eher selten, bzw. zumindest statistisch nicht relevant. Anders verhält es sich dagegen mit dem Daten-Messie. Es gibt ihn zuhauf. Und er kann sich auch relativ gut selbst entsprechend einschätzen, und gibt es relativ unumwunden zu. Der Spezialist für Information-Management Veritas Technologies veröffentlichte die Ergebnisse seiner weltweiten Datahoarder-Studie, und sie zeigt das Ausmaß der digitalen Sammelwut: der Daten-Messie ist überall, praktisch weltweit.

Mit der Datahoarder-Studie hat Veritas erstmals ziemlich ausführlich und weltumspannend das Verhalten von IT-Führungskräften und Büroarbeitern beim Speichern von Daten untersucht. Es wurden 10.000 IT-Führungskräfte und Büroarbeiter aus 13 Ländern befragt. Die Quintessenz: Das sogenannte »Data Hoarding« – so wird die unkontrollierte digitale Sammelwut neudeutsch umschrieben – ist ein globales Phänomen, bei dem bisweilen der gesunde Menschenverstand aussetzt. 72,5 Prozent der weltweit Befragten gaben zu, auch Daten zu speichern, die ihnen selbst oder ihrem Unternehmen schaden könnten. Dazu zählen beispielsweise Bewerbungen an andere Unternehmen, unverschlüsselte Geschäftsgeheimnisse oder peinliche Korrespondenz mit Kollegen. Die Deutschen sind hier wesentlich vorsichtiger. Trotzdem geben mit 64,5 Prozent mehr als die Hälfte zu, solche Daten gespeichert zu haben.

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Warum das Leben als Daten-Messie schwer ist

Data-Hoarding birgt etliche Gefahren für Unternehmen (Bild/Quelle: Veritas Technologies)Ein weiteres Ergebnis der Umfrage: Deutsche IT-Führungskräfte und Büroarbeiter mit Messie-Syndrom speichern fast die Hälfte ihrer erstellten Dateien – um diese dann digital verstauben zu lassen. Die ältesten Dateien auf den Computern der Befragten sind durchschnittlich sieben Jahre alt, wurden also ungefähr zu der Zeit erstellt, als Windows XP aktuell war und Windows 7 gerade auf den Markt kam. Obwohl Daten-Messies in vielen Unternehmen in der Mehrheit sind, wird ihnen großes Misstrauen entgegengebracht. 47 Prozent der deutschen Befragten geben an, dass sie einem Daten-Messie nicht zutrauen, ein Projekt rechtzeitig abzuschließen.

Doch die Entwicklung zum Daten-Messie ist nur zum Teil selbstverschuldet. Oft wird dieses Verhalten von der Unternehmenskultur gefördert. 76 Prozent der deutschen IT-Führungskräfte halten ihr Unternehmen als Ganzes für einen Daten-Messie. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, den Überblick zu behalten und Daten mit Sinn und Verstand zu löschen. 68 Prozent der befragten Büroarbeiter hierzulande haben schon einmal versucht, Dateien zu sortieren und zu löschen, sind aber an der schieren Menge gescheitert. Fast die Hälfte der Befragten kennt außerdem weder die Bedeutung noch den Wert der Daten und weiß nicht, ob sie gelöscht oder aufgehoben werden sollten.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kommt: Data-Hoarding wird zunehmend gefährlicher

Der Mensch, ein Gewohnheitstier, auch beim Datensammeln (Bild/Quelle: Veritas Technologies)76 Prozent der deutschen IT-Entscheidungsträger halten die gespeicherte Datenmenge in ihrem Unternehmen für die Ursache, dass es deutlich länger dauere, auf eine Datensicherheitsverletzung zu reagieren. Damit liegt der Wert aber deutlich unter dem weltweiten Durchschnitt. Ein Problem ist die große Anzahl privater Dateien auf Unternehmensservern. Fast alle befragten Daten-Messies – 94 Prozent der Mitarbeiter und 97 Prozent der Entscheidungsträger – speichern persönliche Daten wie alte Fotos, Musik oder lustige Videos auf Firmensystemen ab.

Unternehmen sollten spätestens bis Mai 2018 reagieren. Dann endet die Übergangsphase der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wer gegen diese Verordnung verstößt, unwissentlich oder bewusst, dem drohen hohe Strafen. Die Sanktionen können sich auf bis zu vier Prozent des weltweiten Bruttoumsatzes oder 20 Millionen Euro belaufen. Selbstverständlich hat Veritas entsprechende Lösungen dafür, um die DSGVO gesetzeskonform umzusetzen.

Die EU-Richtlinien katapultiert den Datenschutz in die Zeit von Cloud-Computing und Big Data und will sicherstellen, dass der Datenschutz als fundamentales Grundrecht in ganz Europa einheitlich geregelt ist. Jedes Unternehmen, das Kundenbeziehungen in Europa unterhält und im Zuge dessen Käuferdaten sammelt, wird sich an dieses Gesetz halten müssen – auch Firmen, die ihren Sitz außerhalb Europas haben und ihre Daten außerhalb europäischer Grenzen verwalten.

Private Musik, Fotos, Urlaubsvideos – alles liegt auf dem Unternehmens-Server

»Im digitalen Zeitalter hat fast jede Organisation damit zu kämpfen, das exponentielle Datenwachstum zu meistern. Entscheidungsträger und Mitarbeiter speichern jede Menge sinnloser Daten, von denen sie irrtümlich glauben, diese künftig im Beruf zu nutzen«, erklärt Stefan Henke, Managing Director DACH Region bei Veritas Technologies. »Es kommt noch schlimmer: Mitarbeiter laden alles auf den gleichen Server ab – von privater Musik und Fotos bis hin zum Urlaubsvideos. Wenn die Daten von der IT-Abteilung falsch oder gar nicht verwaltet werden, kann das ernsthafte Folgen für die Integrität der Marke, saftige Geldstrafen und regulatorische Untersuchungen nach sich ziehen.«